2024年4月28日
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【脱！初心者】家計簿作成の前におさえるべきExcel「ピポットテーブル」の使い方。
年末年始は「最強の家計簿」というものを作成しています。
まず、支出を分析するために家計簿アプリからExcelにデータを移しました。
【参考記事】家計簿アプリ「Zaim（ザイム）」を無料で使いこなす方法（7つのステップ）
ここからはExcelの役立つ機能を使いたいと思います！
それが「ピボットテーブル」というものです。
個人的に、Excelの中で一番便利な機能は「ピボットテーブル」と思っています。
一般的に「ピボットテーブル」はデータ分析のツールといわれており、なじみにない方はこう思うかもしれません。
データ分析……難しそう。
ピボットテーブルなんてExcel中級者レベルしか使えないでしょ？
それは誤解です！
むしろ初心者こそ真っ先に覚えるべきスキルです。
操作はめちゃくちゃ簡単ですし、ビジネスパーソンにはこれを使うこと推奨。
ということで今回は、家計簿作成に役立つExcel「ピボットテーブル」の使い方について説明したいと思います。
＊なお、このnoteで解説するExcelのバージョンはExcel2019（第16版）です。
私は普段Macを利用しているのでWindowsとは若干仕様がちがうかもしれませんが、必要にあわせて追記していきますね。
ピポットテーブルの最大のメリットとは？
たとえば何かの集計をしたいとき、Excelの集計機能を使うことが多いでしょう。
集計は見やすいのですが、+ボタンを閉じたり開いたり、データを追加修正した時もちょっと面倒なのです。
それに比べてピボットテーブルは「フィールド」をいろいろ変えてデータを集計できるのが便利すぎます。
どういう意味？
それは以下で説明しますがとにかく「ピボットテーブル 」を使うのに必要なのはドラック&ドロップだけ。右手さえあればできる機能なので、コピペよりも簡単です。
ピボットテーブルがなぜ難しく感じるのか？
そもそもなぜ「ピボットテーブル」が難しく感じるのでしょうか？
操作自体は簡単なのですが、最初のハードルが高いように感じるのです。
その理由の1つとして考えられるのが、使われる用語にカタカナが多いこと。
たとえば「フィールド」「フィルター」「行ラベル」など表記される用語にカタカナが入っており、そのうえ、それが何を示しているのかがよくわからないのです。
本来であればそれを1つずつ解説するべきですが、ここでは「家計簿を作成する」という目的に特化しますので、必要最低限の説明をすすめます。
ピボットテーブルのつくり方
では早速ピボットテーブルを作成してみましょう。
まず、上のツールバーから「挿入」>「ピボットテーブル」というアイコンをクリックします。
するとこのようなポップアップが出てくるのでデータ範囲を指定します。
2つの入力部分がありますね。
上の「分析するデータを選択してください。」には「テーブルまたは範囲の選択」にチェックを入れればOKです。初期設定では、連続して入力されている元データが範囲選択されます。
下の「ピボットテーブルの作成先を選択してください」には基本的には「新規ワークシート」を指定するほうが便利です。「既存のワークシート」を選択すると同じワークシートにピボットテーブルが作成されます。
OKボタンを押すと、新規ワークシートに次のような画面が出てきます。
ここからがピボットテーブルの醍醐味です！
右の「ピボットテーブルのフィールド」というところに色々と項目を入れていき、欲しいレポートを作成していくのです。
そもそも「フィールド」とはなにか？
ここで1つだけ説明をはさみます。「フィールド」という単語についてです。
ピボットテーブルを作成する前になんとなく覚えておきたいのが「フィールド」です。
フィールドとは簡単にいうと「項目」のこと。
家計簿アプリから抜け出した元データを例に見てみましょう。
前回の記事で、家計簿アプリからこのようなデータを抜き出しました。
この表の一番上に「日付」や「カテゴリー」「支払い元」「支出の金額」などの項目が並んでいますよね。これが「フィールド」と呼ばれるものです。
ピボットテーブルの基本は「フィールド」をいじることにあります。
「フィールド」をいろいろ組み合わせることによって欲しい情報にアクセスすることができるのです。
ピボットテーブルは項目を4つの枠にあてこむだけでOK
ここでもう一度「ピボットテーブルのフィールド」というポップアップ画面をみてみましょう。
表を作成するとき、「フィルター」「列」「行」「値」の4つの要素があります。
この4つの要素に「フィールド（項目）」をあてこんでいき、「表作成をどう組み立てるか」を考えるのです。
ここでひとつシンプルな表をつくってみましょう！
例）「カテゴリ」別の支出額を知りたいとき
この場合、次のような表を作るとよいでしょう。
- 行：「カテゴリ」
- 値：「合計/支出」
さきほどの4つの構成要素の中から「行」と「値」にそれぞれ「カテゴリ」と「支出」をチェックするだけでOK。すると、下のような表が完成されます。
瞬時に表が完成するのです！
また、「フィルター」と「列」については最初のうちは使わなくていいかもしれません。
これらは応用編なので徐々に慣れていくと思います。
ちなみに私の使い方としては……
「フィルター」にはいろいろな「フィールド」を詰め込んでいます。
「列」は表が横長になってしまうので、あまり使っていないですね。
ピボットテーブルはパズルみたいなもの。
このようにピボットテーブルとはつまるところ「フィールドの組み合わせ」です。
フィールドをやりくりしていると欲しいデータが欲しい形で手に入るのです。
パズルみたいですね。
このピボットテーブルをうまく活用すると、家計簿アプリは不要となります。
家計簿作成も支出分析も自分でできるようになりますので、便利！
これからもピボットテーブルの使いかたを研究しますので、何か発見があればご紹介しますね！
この記事を書いたのは私です
